Comment gérer le Fonds de Prévoyance

Méthode la plus simple ne faisant pas de répartition dans la valeur nette (Capital) :

La méthode comptable la plus orthodoxe est une des deux méthodes décrites plus loin (voir pages suivantes).

Mais… si vous n’êtes pas familier avec la comptabilité, peut-être serait-ce mieux de ne pas séparer la valeur nette (capital) du syndicat en fonction du Fonds d’Opérations et du Fonds de Prévoyance.

Rappelez-vous cependant que le Code Civil du Québec exige que le Fonds de Prévoyance soit montré séparément sur vos états financiers. L’expert-comptable subdivisera le Capital lors de la vérification de vos livres en fin d’année.

•	Créez un compte de dépenses (Info > Dépenses) pour les contributions au Fonds de Prévoyance

o	L’expert comptable aura besoin de ce compte en fin d’exercice pour répartir le Capital selon les Fonds

•	N’oubliez pas d’inscrire ce montant dans les budgets (États Financiers > Budgets, dans les dépenses)

•	Créez un ou des comptes de banque ou de placements selon les besoins via Info > Actifs

o	Indiquez bien dans le nom du compte qu’il s’agit d’un compte pour le Fonds de Prévoyance

•	Ne mettez pas plusieurs placements dans un même compte (même s’il s’agit de la même banque) afin de pouvoir inscrire plus facilement les intérêts reçus dans les bons placements

•	Créez un compte de revenus d'intérêts (ou de gain de valeur) via Info > Revenus

•	Pour y inscrire les intérêts (ou les gains de capital - augmentation de la valeur du placement)

•	Vous pouvez mettre tous les revenus d’intérêts dans le même compte de revenus

•	Demandez à votre banque de transférer le montant de votre compte de chèques (opérations) vers votre compte de banque ou de placement ouvert votre Fonds de Prévoyance

o	évitant ainsi d’avoir à faire un chèque et un dépôt

•	Utilisez le menu Transactions > Virement Bancaire (compte à compte)

o	Sélectionnez la date de la transaction si ce n’est pas la date du jour

o	Sélectionnez le compte d’où l’argent sortira (votre compte de chèques sera proposé par défaut)

o	Sélectionnez le compte où l’argent sera déposé (s’il n’existe pas encore, créez-le)

o	Inscrivez le montant à transférer du compte d’opérations vers le compte de banque ou de placement du Fonds de Prévoyance

Lorsque vous recevez des intérêts sur un compte ou un placement du Fonds de Prévoyance

•	Utilisez le menu Transactions > Revenus d’intérêts

o	Sélectionnez la date à laquelle l’intérêt a été déposé par la banque

o	Sélectionnez le compte de banque ou de placement ayant reçu l’argent

▪	Le système proposera le compte de chèques. Sélectionnez le compte où l’intérêt a été déposé

o	Sélectionnez le compte de revenus pour le compte que vous avez créé pour les revenus d’intérêts

▪	Le système proposera le même compte que la dernière fois où vous avez inscrit des intérêts

o	Inscrivez le montant d’intérêts reçus et cliquez sur ‘’Exécuter’’.

Méthode sans chèque et dépôt réels mais avec une séparation du total du Capital (un pour le Fonds d’opérations et un ou des autres pour les Fonds de Réserve/Prévoyance). Cela ne modifie pas la valeur nette du syndicat mais montre les montants pour le Fonds de Prévoyance séparément.

Comme il y a très peu de transactions dans ce genre de comptes, on peut gérer le Fonds de Prévoyance directement dans le Fonds d'Opérations du syndicat en utilisant des numéros de comptes différents pour les revenus et dépenses et en les numérotant dans une série à part (les consolidations de comptes possibles dans les agencements (format) des états financiers permettent de les grouper selon vos préférences sans égard aux numéros des comptes).

Lorsque vous faites des transactions bancaires impliquant un Fonds de Réserve, n’oubliez pas que cela affectera la façon dont votre valeur nette (Capital/Équité) sera répartie aussi. Vous aurez compris cependant que votre valeur nette ne sera pas modifiée du seul fait de transférer de l’argent de la ‘’poche gauche’’ à la ‘’poche droite’’.

Voici un exemple de transactions impliquant un mouvement de fonds dans les comptes bancaires et leur répercussion dans le Fonds Courant d’Opérations et le Fonds de Réserve (Prévoyance).

Nous simulons un mouvement de fonds fait directement par la banque selon vos instructions sans production d’un chèque et d’un bordereau de dépôt (Voir plus loin pour une simulation avec chèque et bordereau de dépôt).

•	Créez un compte de revenus d'intérêts (ou de gain de valeur) via Info > Revenus pour faciliter la conciliation du Fonds de Prévoyance par le comptable en fin d'exercice

•	Créez un compte de dépenses (Info > Dépenses) pour les contributions au Fonds de Prévoyance à partir du Fonds d’Opérations. N’oubliez pas d’inscrire ce montant dans les budgets (États Financiers > Budgets)

•	Utilisez le menu Transactions > Virement Bancaire (compte à compte)

o	Inscrivez le montant à transférer du compte d’opérations vers le compte de Prévoyance

o	Cliquez sur ‘’Exécuter’’ … puis sur ‘’Sortir’’

•	Transaction dans le compte de Capital (Valeur nette)

•	Utilisez le menu Transactions > Générale

▪	Première colonne, sélectionnez le compte de dépenses ‘’Contributions au Fonds de Prévoyance’’

▪	Deuxième colonne, inscrivez la description ‘’Virement au Fonds de Prévoyance’’

▪	N’inscrivez rien dans la troisième colonne (Facture)

▪	Inscrivez le montant du transfert dans la colonne Débit

▪	Première colonne, sélectionnez le compte de Capital ‘’Fonds de Prévoyance’’

▪	Deuxième colonne, cliquez seulement dans la colonne et la description sera générée

▪	N’inscrivez rien dans la troisième colonne (Facture)

▪	Inscrivez le montant du transfert dans la colonne Crédit

o	Cliquez sur ‘’Exécuter’’ … puis sur ‘Sortir’’

Votre compte de dépense pour contributions au Fonds de Prévoyance aura été imputé du même montant

Votre compte de Capital ‘’Fonds de Prévoyance’’ aura été augmenté et son total correspondra au montant dans le compte de banque du Fonds de Prévoyance

Méthode avec un vrai chèque et un bordereau de dépôt et montrant séparément le Fonds de Prévoyance dans le Capital.

Voici un autre exemple de transactions impliquant un mouvement de fonds dans les comptes bancaires et leur répercussion dans le Fonds d’Opérations et le Fonds de Réserve (Prévoyance).

Nous simulons une situation où vous faites vraiment un chèque et un bordereau de dépôt pour effectuer la transaction bancaire.

o	Le compte d’opérations devrait être généré par défaut, sinon sélectionnez-le

o	Tapez directement le nom du bénéficiaire ‘’…Votre nom de syndicat…’’

o	Dans la zone de description, inscrivez ‘’Virement vers le Fonds de Prévoyance’’

o	Dans la partie du bas, sélectionnez le compte de dépense ‘’Contributions au Fonds de Prévoyance’’

o	Cliquez simplement dans la colonne de description et cette dernière sera générée

o	Inscrivez le montant dans la colonne ‘’Montant’’

o	Cliquez sur ‘’Imprimer ce chèque’’ puis cliquez sur ‘’Sortir’’

•	Utilisez le menu Transactions > Perception de Chèques ou d’Argent

o	Cochez l’option ‘’Afficher tous les comptes sauf les comptes à payer’’

o	Cochez le compte de Capital ‘’Fonds de Prévoyance’’ (vers la fin de la liste)

o	Tapez le numéro du chèque (celui que vous avez imprimé précédemment)

▪	Répondez ‘’O’’ à la question subséquente sur l’utilisation d’un compte du G/L

•	Utilisez le menu Transactions > Dépôts

o	Sélectionnez le compte de banque du Fonds de Prévoyance

o	Dans la première colonne, décochez les autres chèques déjà inscrits (s’il y en a)

▪	Il ne restera donc que le chèque pour le Fonds de Prévoyance qui sera déposé

o	Cliquez sur ‘’Exécuter’’, puis sur ‘’Imprimer’’ et sélectionnez 2 copies (une pour vous et une pour la banque)

Les résultats seront les mêmes quelle que soit la méthode utilisée (avec ou sans documents papier).

N’oubliez pas que vous pouvez obtenir de l’aide n’importe quand en enfonçant F1 sur votre clavier. Ceci affichera immédiatement la page qui explique cet écran dans le manuel d’instructions. Aucune recherche à faire (même si cela est possible évidemment).

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