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Comment incrire des dépenses lorsque la facture correspondante n'est pas encore reçue?

Je reçois parfois des factures au début du mois lesquelles ont été engagées pour des dépenses qui doivent être imputées au mois précédent.  Cependant, Condo Manager me donne toujours le message que je ne peux pas inscrire une transaction à une date pour une facture dont la date est antérieure.

Existe-t-il un moyen d’inscrire ces factures dans la période à laquelle elles appartiennent  sans devoir inscrire une date de facture erronée ?

Malheureusement, non.  Nous appliquons les règles comptables internationales.

Ce n’est d’ailleurs pas le seul endroit où vous verrez de tels contrôles qui empêchent des anachronismes de ce genre.  La tenue de livres ne devrait pas être différente de la réalité.

Exemple :

Vous essayez d’inscrire une transaction en date du 31 mai alors que vous indiquez que la facture pour cette même transaction est datée du 12 juin.  Le permettre serait admettre que vous pouvez inscrire des factures à des dates avant même qu’elles ne soient physiquement émises et expédiées par le fournisseur, ce qui, il faut bien le comprendre, peut paraître illogique.

Néanmoins, désirer inscrire les dépenses dans les périodes comptables auxquelles elles appartiennent est un principe comptable que nous recommandons fortement, mais la façon de le faire en comptabilité n’est pas de ‘tricher’ le système en lui fournissant des informations erronées. 

En effet, lorsque des dépenses que nous savons devoir être inscrites dans la période comptable ne sont pas encore facturées à la fin de la période, nous imputons effectivement les montants aux dépenses appropriées et créditons un compte intitulé ‘’Frais courus’’ dans les passifs.  Ces transactions sont renversées le premier jour de la prochaine période comptable.  Ainsi, vous avez le même résultat et vous respectez les règles comptables généralement admises.

Naturellement, c’est plus long que de simplement changer artificiellement la date de la facture dans le système, mais c’est la méthode normale en comptabilité.  Les gens peuvent bien tricher un peu occasionnellement, mais nous devons conserver l’intégrité du système en vous le faisant remarquer.  A vous par la suite de décider de votre façon de traiter la transaction. 

Cependant, rappelez-vous que dès qu’une période comptable est fermée (menu Outils > Fermeture de Périodes), vous ne pouvez plus y inscrire de transactions, qu’importe la méthode que vous pourriez utiliser.

Note

N’oubliez pas que vous pouvez obtenir de l’aide n’importe quand en enfonçant F1 sur votre clavier.  Ceci affichera immédiatement la page qui explique cet écran dans le manuel d’instructions.  Aucune recherche à faire (même si cela est possible évidemment).