Comptes Payables

Condo Manager est livré avec toutes les fonctions comptables requises, incluant un module de gestion des comptes à payer et des factures des fournisseurs.

Ayez des informations à jour et complètes pour vos fournisseurs

Inscrivez les informations utiles, comme l'adresse qui servira pour imprimer les chèques, les personnes ressources et leurs coordonnées (tél, fax, courriel, site Web), les escomptes possibles pour factures à échéance, le compte de dépense et la description par défaut.

Malgré les nombreux champs structurés déjà disponibles, vous bénéficiez aussi de 10 champs que vous utilisez comme vous le désirez pour y conserver des informations utiles pour construire des rapports personnalisés ou pour utilisation dans le traitement de texte.

Gérez les contrats d'assurance. Le système vous informera lorsque les assurances devront être renouvelées.

Exportez ou importez les informations sur un ou des comptes de ou vers n'importe quel syndicat.

Accédez au relevé de compte du fournisseur sans sortir de l'écran.

Accédez instantanément à l'historique des communications pour y retrouver facilement toutes les lettres, courriels ou téléphones enregistrés pour ce fournisseur.

Attachez n'importe quel fichier au profil du fournisseur(ou numérisez des documents papier d'un clic de souris).

Enregistrez et payez les factures des fournisseurs facilement

Enregistrez facilement toutes les factures de vos fournisseurs de même que les notes de crédit si requis.

Créez même un compte sur-le-champ si celui que vous désirez utiliser n'est pas déjà créé.

Imprimez ou expédiez par courriel un rapport d'approbation au Conseil d'administration pour les factures à payer (si requis).

Laissez le système calculer les escomptes possibles en fonction des paramètres inscrits dans les dossiers des comptes à payer.

Payez vos factures par chèques (avec avis si le compte de banque devient à découvert) ou par paiements électroniques.

Payez toutes (ou plusieurs) factures en une seule opération:

Sélectionnez les factures que vous désirez payer (au complet ou partiellement).

Traitez et imprimez tous les chèques requis en une seule opération. (Seulement les factures sélectionnées seront inscrites en détails sur le chèque et leur total générera le montant du chèque).

Imprimez vos chèques au complet (incluant les codes magnétiques MICR) ou sur du papier à chèques pré-imprimé).

Produisez différents rapports sur les comptes à payer

Faites un suivi efficace mais facile de toutes les factures en suspens:

  • un rapport chronologique (30,60,90 jours) détaillé ou pas
  • Plusieurs autres rapports dans lesquels vous contrôlez les comptes qui en font parties et leur classement à l'intérieur du rapport.

Attachez n'importe quel fichier au dossier du fournisseur

Dans l'onglet "Fichiers Joints", attachez n'importe quel fichier (Courriel, Word, Excel, Graphiques, Images, photos, Vidéo, etc.).

Ou numérisez des documents papier pour qu'ils soient attachés sous forme de fichiers informatiques.

Ainsi tous les documents relatifs à ce fournisseur demeureront accessibles en tout temps sans avoir à les chercher sur votre ordinateur (comme le contrat qui vous lie à ce fournisseur, etc.)

Inscrivez dans les notes (zone de texte libre), n'importe quelle information jugée utile.

Utilisez les champs personnalisés (10) pour avoir un suivi sur certaines informations au même endroit pour tous vos fournisseurs et pouvoir les utiliser dans vos rapports personnalisés et le traitement de texte.

Utilisez les groupes de transactions pour les charges récurrentes

Sélectionnez les comptes, définissez les montants (individuellement, en groupe ou proportionnellement á la quote-part) pour des charges spécifiques, telles que Câble TV, Stationnements extérieurs, Club sportif, etc.

Traitez ces groupes aussi souvent que désiré ou attachez-les á la facturation des charges régulières de façon á ce qu'ils soient traités automatiquement sans que vous ayez besoin de prendre action ou de même y penser...

Effectuez un suivi rigoureux sur vos comptes retardataires

Produisez des rapports sommaires ou détaillés (chronologiques ou non).

Traitez facilement les chèques sans provisions (NSF)

Utilisez le module spécial de Recouvrement permettant d'établir vos règles de suivi des mauvais payeurs qui deviendront le guide pour tous vos employés grâce á des étapes bien définies et structurées.

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