![\"\"](\"https:\/\/www.condomanager.com\/images\/accounts%20payable%20condo.png\")
<\/div>\n<\/figure>\n1. \u00c9tablissez les param\u00e8tres de r\u00e9ception des factures<\/h4>\n
Sans organisation en place, les factures arrivent de partout, par courriels, par la poste, d\u00e9pos\u00e9es au bureau de la compagnie de gestion, sans oublier via les r\u00e9sidents ou le conseil d\u2019administration.<\/p>\n
Plus il y a de sources, plus il y a de personnes impliqu\u00e9es et plus il sera difficile d\u2019assurer un traitement optimal. Cela produira des probl\u00e8mes comme des factures perdues, \u00e9gar\u00e9es, mal cod\u00e9es ou dupliqu\u00e9es.\u00a0 Forc\u00e9ment, cela prendra plus de temps pour les payer avec les risques d\u2019avoir des retards et des frais inh\u00e9rents.<\/p>\n
Le processus des comptes \u00e0 payer peut \u00eatre rendu facile et rapide en mettant en place une m\u00e9thode commune de r\u00e9ception des factures. Par exemple, en recommandant ou en imposant si possible, la soumission des factures par courriel seulement ou \u00e0 une adresse courriel sp\u00e9cifique, en ayant des personnes d\u00e9sign\u00e9es pour s\u2019en occuper et une structure de traitement et de paiements selon des \u00e9tapes \u00e9tablies et connues.<\/p>\n
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2. Encouragez l’utilisation de blocs d’heures d\u00e9di\u00e9es aux comptes \u00e0 payer.<\/h4>\n
En r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale, on peut augmenter la productivit\u00e9 en regroupant des t\u00e2ches similaires. Cela vaut \u00e9galement pour les comptes \u00e0 payer.<\/p>\n
Vous pouvez \u00e9tablir des blocs d’heures standards dans votre \u00e9quipe o\u00f9 les t\u00e2ches des comptes \u00e0 payer doivent \u00eatre compl\u00e9t\u00e9es. Il y aura toujours des situations urgentes, mais un processus bien \u00e9tabli aidera \u00e0 r\u00e9duire le temps perdu lors de changement fr\u00e9quents de t\u00e2ches.<\/p>\n
Une gestion plus coh\u00e9rente pourrait \u00e9galement diminuer les erreurs et par cons\u00e9quent entra\u00eener une meilleure efficacit\u00e9 et une augmentation de la productivit\u00e9.<\/p>\n
\u200d<\/p>\n
3. Transf\u00e9rer les factures de services publics vers un paiement pr\u00e9-autoris\u00e9<\/h4>\n
La plupart des fournisseurs de services publics (par exemple, \u00e9lectricit\u00e9, gaz, t\u00e9l\u00e9communications, etc.) offrent la possibilit\u00e9 de retirer automatiquement le paiement d’un compte bancaire. Non seulement cela permet d’\u00e9conomiser du temps et des co\u00fbts par rapport au paiement de ces factures par ch\u00e8que, mais cela permet \u00e9galement d’\u00e9viter les frais de retard de paiement.<\/p>\n
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4. Mettre en \u0153uvre une solution d’automatisation des comptes payables<\/h4>\n
Pour vraiment \u00e9conomiser du temps et de l’argent, vous pouvez adopter un syst\u00e8me de comptes \u00e0 payer automatis\u00e9 qui vous permet d’accomplir toutes ces t\u00e2ches sans papier et en ligne.<\/p>\n
Les avantages communs d’un tel syst\u00e8me pourraient inclure des m\u00e9thodes pour capturer \u00e9lectroniquement les factures, fournir des approbations en ligne et envoyer des paiements par voie \u00e9lectronique ou par paiements \u00e9lectroniques pr\u00e9-autoris\u00e9s.<\/p>\n
De plus, vous pouvez int\u00e9grer le syst\u00e8me \u00e0 Condo Manager pour synchroniser de mani\u00e8re transparente vos informations de comptes \u00e0 payer et \u00e9liminer la saisie manuelle des donn\u00e9es.<\/p>\n
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En ces temps incertains et sans pr\u00e9c\u00e9dent, c’est le moment opportun pour s’\u00e9loigner des processus papier et num\u00e9riser vos comptes fournisseurs. Nous serions heureux de vous parler de l’automatisation des comptes \u00e0 payer ou de tout autre moyen qui pourrait vous aider durant cette p\u00e9riode difficile. N’h\u00e9sitez pas \u00e0 nous contacter.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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