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Six éléments à surveiller avant d'engager une compagnie de gestion pour votre syndicat

Evelyn

Si vous êtes membre du conseil d'un syndicat, il est probable que vous évaluez les performances de votre gestionnaire actuel, ou si vous n'en utilisez pas actuellement, que vous pourriez envisager d'en engager un.  Quoi qu'il en soit, vous devez évaluer les avantages de travailler avec une compagnie de gestion.  Mais comment allez-vous déterminer les capacités d’une compagnie de gestion?  À quoi devez-vous faire attention lorsque vous parlez à l'un d'eux, car ils peuvent tous sembler plus ou moins similaires?  Comment les gestionnaires se distinguent-ils ?  Voici une liste de 6 éléments à surveiller avant de signer un contrat avec une compagnie de gestion.

Avant d'explorer ce qu'il faut rechercher dans une compagnie de gestion, il faut se rappeler à quel point ce rôle est important pour le bien-être général du syndicat et des résidents qui y vivent. Le gestionnaire doit gérer une panoplie de responsabilités diverses.

  • La sécurité de l'immeuble, incluant les opérations d’entretien et techniques (ascenseurs, système d’alarme…)
  • Les communications avec les membres du conseil, les propriétaires et les locataires.
  • La gestion des fournisseurs (électriciens, paysagistes, etc.) et la négociation des contrats appropriés.
  • La tenue des livres et des divers Registres exigés par les lois ou la Convention de Copropriété.
  • La perception des charges communes et leur collection subséquente, sans oublier les paiements aux fournisseurs.
  • La planification des différents travaux et la gestion des urgences ou autres situations problématiques.
  • Les états financiers, les budgets et leur suivi, incluant les Fonds de Prévoyance et Fonds d’Assurances.
  • La gestion des réunions et des Assemblées Générales Annuelles, les calculs du quorum et des votes, etc.
  • Et bien d’autres…

Avec tant d'enjeux, examinons ce que vous devez rechercher lors de l'évaluation des compétences d'une compagnie de gestion.

1. Historique de la société de gestion

Comme pour toute profession, il n'y a rien de plus révélateur et de plus précieux que l'expérience.  Alors qu'un nouveau gestionnaire irait au-delà des besoins exprimés pour rivaliser avec ceux ayant plus d’expérience, en général, les gestionnaires chevronnés sont plus efficaces.  S'ils sont dans le domaine depuis longtemps, il est fort probable que leurs techniques et leurs habiletés se sont améliorées avec le temps.  En plus de leur vécu plus varié, les compagnies de gestion expérimentées ont accumulé des connaissances légales de plus en plus importantes dans un contexte d'évolution des lois dans l'industrie.  En outre, comme ils gèrent plusieurs syndicats depuis plusieurs années, ils ont développé un plus vaste réseau de fournisseurs et d’autres professionnels, d’où leur meilleure capacité de trouver des fournisseurs qualifiés à des prix plus compétitifs.  La réputation est un point important, car c’est le résultat de leurs bons ou de leurs mauvais coups.  Il ne faut donc pas négliger cet aspect.  Parlez à d’autres syndicats qu’ils gèrent et à certains qu’ils ont gérés dans le passé.

2. Bouche à oreille

Comme mentionné ci-dessus, parler à des gens bien informés dans l'industrie locale de la gestion de copropriétés est un bon moyen de voir si une potentielle compagnie de gestion est la bonne pour votre syndicat.  Vous en avez peut-être même déjà entendu parler.  Il serait maintenant temps de creuser plus profondément pour voir comment elle peut aider votre syndicat.

De plus, il est tout à fait raisonnable de demander des références à la société de gestion avant de prendre une décision. Les sociétés de gestion réputées et confiantes se feront un plaisir de vous fournir plusieurs contacts comme références. Lorsque vous serez en contact avec les références, assurez-vous qu'elles concernent des sociétés de taille et d'autres aspects similaires aux vôtres.  Établissez votre liste de questions à l’avance et n’hésitez pas en discuter ouvertement.  Si votre Syndicat a des particularités qui sortent de l’ordinaire, faites-en part au gestionnaire pour voir s’il peut gérer de telles situations.

3. Communication

Lorsque vous parlez à une compagnie de gestion, assurez-vous que les communications figurent en haut de sa liste de priorités.  Une bonne compagnie de gestion doit avoir un processus transparent et efficace.  Un bon test serait d'essayer de communiquer avec la compagnie par courriel ou par téléphone pour voir s’ils sont réactifs et courtois.  Si vous avez de la difficulté à les rejoindre alors que vous êtes un client potentiel, cela n’augure rien de bon.

4. Accréditation

Presque toutes les compagnies de gestion crédibles de votre région sont généralement affiliées à une organisation professionnelle.  Des organisations comme RGCQ offrent de la formation et sont d'excellentes ressources pour les gestionnaires pour se tenir au courant des tendances et des changements dans les lois et pour être également au courant des meilleures pratiques de la profession.  Ça ne prouve pas que n’importe quel gestionnaire est apte à gérer votre syndicat.  Tout dépend de son expérience et de ses compétences spécifiques par rapport à vos besoins.  En effet, si vous avez 500 unités, vos besoins seront radicalement différents d’un syndicat de 32 unités.

5. Offre de services

Lors de vos discussions avec une compagnie de gestion, il est important de vous assurer d'avoir une compréhension complète de l'ensemble des services qu'elle propose.  Il est facile de supposer que tous les gestionnaires fournissent la gamme complète des services que vous recherchez, mais vous seriez surpris car tous les gestionnaires n'offrent pas le même type de service. Pour vous assurer que vos attentes sont alignées avec leurs capacités, prenez le temps de parcourir la liste complète des services qu'ils fournissent et demandez des détails sur la portée de chacun des services indiqués.  Assurez-vous qu'ils correspondent à vos besoins.

6. Les coûts

Avant d'entrer en profondeur dans la phase de négociation, assurez-vous d'obtenir une structure des frais par rapport aux services requis dès les discussions préliminaires.  Ainsi, vous ne perdrez pas votre temps à négocier un contrat avec un gestionnaire qui ne correspond pas à vos critères.  Pour avoir une évaluation réaliste des services que vous escomptez, ne cachez aucun besoin particulier de votre syndicat.  Au contraire, établissez clairement et par écrit, les services que vous espérez.  Ainsi, vous aurez un prix adapté à vos besoins spécifiques, ce qui évitera des problèmes éventuels avec le gestionnaire.  Il faut que la société de gestion comprenne bien ce que vous recherchez.  Lorsque vous négociez les tarifs avec des gestionnaires, rappelez-vous toujours que le prix le plus bas ne donne pas nécessairement le meilleur contrat.  Même s’ils sont importants, les coûts ne doivent pas être le critère le plus important lors de votre évaluation.

‍L'embauche d'une compagnie de gestion pourrait être la chose la plus importante que vous fassiez en tant que membre du conseil d'administration.  Il est donc important de prendre des précautions pour choisir celui qui convient à votre syndicat.  En fin de compte, il jouera un rôle prédominant dans la gestion de votre syndicat et le bien-être de vos copropriétaires.  

Si vous souhaitez discuter davantage du type de compagnies de gestion qui convient le mieux à votre syndicat, n'hésitez pas à nous contacter.  Nous serions ravis de partager notre expérience avec vous.  Nous ne demanderons pas le nom du gestionnaire avec lequel vous êtes en négociation et nous ne nous prononcerons pas sur les capacités des gestionnaires que nous connaissons.  Néanmoins, en 30 ans, nous avons vu tellement de situations, que nous pouvons vous fournir des pistes d’analyse pouvant vous aider à préciser vos besoins et à faire un choix judicieux de votre futur gestionnaire.

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