Être gestionnaire de copropriété n'est pas une tâche facile. Gérer un grand nombre de résidents et faisant affaire avec diverses parties telles que les membres du Conseil d'administration, les fournisseurs, le personnel et autres, nécessite un niveau élevé de compétences dont des talents de communicateur. Avec tant de choses et avec autant de personnes impliquées, il est souvent facile de trébucher et de faire des erreurs. Bien que nous soyons tous humains et que des erreurs se produisent, il existe certains faux pas qui devraient être évités pour un gestionnaire afin de maintenir sa réputation. Voici 6 de ces erreurs les plus courantes à éviter.
1) Manque de connaissance des lois et règlements des Syndicats
Les gestionnaires sont considérés comme les gardiens de la communauté. À ce titre, le gestionnaire est censé connaître les règlements complets du syndicat et les lois qui les gouvernent. Cette connaissance est non seulement nécessaire, elle est essentielle. L’ignorance de ces règles peut entraîner un scénario désastreux pour la communauté. En fait, le Conseil d’administration a probablement embauché le gestionnaire spécifiquement pour appliquer le respect règles et des lois inhérentes à ce genre de gestion.
Si vous faites vos devoirs en tant que gestionnaire, vous pourrez éviter des problèmes parfois importants si vous êtes au courant de toutes les lois et de leurs réglementations en plus des règlements de la Copropriété elle-même.
2) Manque de communication avec les membres du Conseil d'administration
Il est d'une importance primordiale qu'il existe une relation étroite entre le gestionnaire et les membres du Conseil d'administration. En fait, cette relation est si importante qu'elle peut maintenir ou détériorer le bien-être du Syndicat. La meilleure façon de créer une chimie forte entre les deux est d'assurer une bonne communication. Le gestionnaire doit informer le Conseil de toutes les questions pertinentes. Cette communication peut prendre la forme d'appels téléphoniques, d'appels vidéo, de SMS, de courriels et de réunions en personne. Cette dernière même si elle demande plus de temps, est la plus efficace. Donner la priorité à la communication avec le Conseil d'administration résoudra une grande partie des problèmes avant qu’ils ne deviennent des situations hasardeuses ou dommageables.
3) Traiter les résidents ou les membres du Conseil avec désinvolture, voire avec arrogance
Il s’agit en fait des clients du gestionnaire. C’est donc un élément important pour un gestionnaire de copropriétés. Même si un gestionnaire remplit convenablement ses fonctions, il y aura forcément des moments extrêmement difficiles et qui pourraient éventuellement tester vos limites. Ces situations nécessitent de la patience et de la compréhension. Même lorsque le résident a tort, le gestionnaire doit rester calme. Toute escalade verbale ou écrite est à déconseiller. En général, le traitement courtois des gens appelle une réponse courtoise alors que l’agressivité attise l’agressivité.
4) Changements fréquents de fournisseurs
Comme dans toute entreprise, la gestion d’une copropriété fait appel aux relations entre les diverses parties. Un aspect qu’il faut cultiver est la relation avec les fournisseurs. Beaucoup de fournisseurs travaillant avec un syndicat ont travaillé avec eux pendant de nombreuses années (voire même des décennies dans certains cas). Lorsqu'un changement de gestionnaire ou du Conseil d'administration entraîne un changement de fournisseur, cela peut entraîner une baisse du niveau de service dont dépends la bonne gestion de la copropriété. À moins d’une raison vraiment importante, changer de fournisseurs entraîne des conséquences sur la qualité des services obtenus. Bien que le nouveau fournisseur fasse de grands efforts au début pour montrer sa volonté de bien vous servir, cela pourrait s’étioler avec le temps. Il pourrait être difficile de retrouver les bonnes relations que vous entreteniez depuis des années avec le fournisseur précédent. Il est toujours sage de s'en tenir à ceux que vous avez utilisés et dont vous connaissez la qualité du service et les prix concurrentiels.
5) Ne pas contrôler les finances
La gestion financière est la pierre angulaire de n’importe quelle entreprise. Lorsqu'un gestionnaire néglige cet aspect, il perd le contrôle et souvent la confiance du Conseil d’administration. C’est extrêmement important d’avoir des livres bien tenus afin qu’ils reflètent la réalité. Cependant, il faut aussi aller plus loin en tant que gestionnaire. Ce n’est pas juste une question de tenue des livres, il s’agit de gestion financière complète. Il est donc très important d’avoir une approche proactive et rigoureuse dans tout ce qui touche aux finances. Cela signifie qu’il faut non seulement être bien organisé et faire les vérifications appropriées régulièrement, mais surtout tenir le Conseil d’administration informé de la situation financière du Syndicat. Un bon gestionnaire doit s’assurer d’obtenir les meilleurs prix des fournisseurs et négocier les différents contrats pour les nombreux services requis par le Syndicat. Il doit veiller à obtenir les meilleurs services au prix les plus bas tout en exigeant la qualité du travail et la qualité du service.
Les affaires bancaires sont au cœur de la gestion financière. Il faut obtenir le meilleur rendement pour les placements du Syndicat, surtout ceux du Fonds de Prévoyance où s’accumulent des sommes importantes au cours des années. Il faut planifier les contributions au Fonds de Prévoyance et au Fonds d’Assurances en ayant en tête la gestion de la liquidité (‘’Cash flow’’). En effet, la gestion de la liquidité est un point névralgique pour les Syndicats. En effet, la nouvelle loi (Québec) oblige les Syndicats à toujours avoir un montant de liquidités suffisant pour les situations d’urgence. Il faut donc gérer nos placements et maintenir la liquidité à un niveau convenable.
6) Ne pas consulter les experts
Il existe de nombreux cas où le Syndicat aura besoin des services d'experts dans divers domaines. Par exemple, les services d'ingénieurs, d'avocats, de comptables, etc. Les services de ces professionnels sont souvent coûteux. Il peut parfois être tentant de contourner ces exigences et de rechercher des informations sur Internet ou de demander de l'aide à des confrères ou amis. Tant mieux s’ils ont ces connaissances. Malheureusement, vos amis, collègues ou références d’Internet n’ont pas nécessairement les connaissances appropriées pour vous aider efficacement. Il est plus prudent de consulter des experts dans leur domaine respectif en cas de besoin. Les coûts seront souvent moindres que les coûts engendrés par une solution bancale fournie par des gens n’ayant pas l’expertise recherchée.
Il s’agit ici, d’un mince résumé de certaines erreurs à éviter par le gestionnaire, ce n'est certainement pas une liste exhaustive. Nous pourrons partager avec vous notre expérience à ce sujet lors d'une démo gratuite de Condo Manager.
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