Back to Blog

6 des faux pas les plus courants à éviter pour les gestionnaires de condos

Evelyn

Être gestionnaire de copropriété n'est pas une tâche facile. Gérer un grand nombre de résidents et faisant affaire avec diverses parties telles que les membres du Conseil d'administration, les fournisseurs, le personnel et autres, nécessite un niveau élevé de compétences dont des talents de communicateur. Avec tant de choses et avec autant de personnes impliquées, il est souvent facile de trébucher et de faire des erreurs.  Bien que nous soyons tous humains et que des erreurs se produisent, il existe certains faux pas qui devraient être évités pour un gestionnaire afin de maintenir sa réputation. Voici 6 de ces erreurs les plus courantes à éviter.

1) Manque de connaissance des lois et règlements des Syndicats

Les gestionnaires sont considérés comme les gardiens de la communauté.  À ce titre, le gestionnaire est censé connaître les règlements complets du syndicat et les lois qui les gouvernent.  Cette connaissance est non seulement nécessaire, elle est essentielle. L’ignorance de ces règles peut entraîner un scénario désastreux pour la communauté. En fait, le Conseil d’administration a probablement embauché le gestionnaire spécifiquement pour appliquer le respect règles et des lois inhérentes à ce genre de gestion.

Si vous faites vos devoirs en tant que gestionnaire, vous pourrez éviter des problèmes parfois importants si vous êtes au courant de toutes les lois et de leurs réglementations en plus des règlements de la Copropriété elle-même.

2) Manque de communication avec les membres du Conseil d'administration

Il est d'une importance primordiale qu'il existe une relation étroite entre le gestionnaire et les membres du Conseil d'administration.  En fait, cette relation est si importante qu'elle peut maintenir ou détériorer le bien-être du Syndicat. La meilleure façon de créer une chimie forte entre les deux est d'assurer une bonne communication. Le gestionnaire doit informer le Conseil de toutes les questions pertinentes. Cette communication peut prendre la forme d'appels téléphoniques, d'appels vidéo, de SMS, de courriels et de réunions en personne.  Cette dernière même si elle demande plus de temps, est la plus efficace.   Donner la priorité à la communication avec le Conseil d'administration résoudra une grande partie des problèmes avant qu’ils ne deviennent des situations hasardeuses ou dommageables.  

3) Traiter les résidents ou les membres du Conseil avec désinvolture, voire avec arrogance

Il s’agit en fait des clients du gestionnaire.  C’est donc un élément important pour un gestionnaire de copropriétés.  Même si un gestionnaire remplit convenablement ses fonctions, il y aura forcément des moments extrêmement difficiles et qui pourraient éventuellement tester vos limites.  Ces situations nécessitent de la patience et de la compréhension.  Même lorsque le résident a tort, le gestionnaire doit rester calme. Toute escalade verbale ou écrite est à déconseiller. En général, le traitement courtois des gens appelle une réponse courtoise alors que l’agressivité attise l’agressivité.

4) Changements fréquents de fournisseurs

Comme dans toute entreprise, la gestion d’une copropriété fait appel aux relations entre les diverses parties.  Un aspect qu’il faut cultiver est la relation avec les fournisseurs. Beaucoup de fournisseurs travaillant avec un syndicat ont travaillé avec eux pendant de nombreuses années (voire même des décennies dans certains cas). Lorsqu'un changement de gestionnaire ou du Conseil d'administration entraîne un changement de fournisseur, cela peut entraîner une baisse du niveau de service dont dépends la bonne gestion de la copropriété.  À moins d’une raison vraiment importante, changer de fournisseurs entraîne des conséquences sur la qualité des services obtenus.  Bien que le nouveau fournisseur fasse de grands efforts au début pour montrer sa volonté de bien vous servir, cela pourrait s’étioler avec le temps.  Il pourrait être difficile de retrouver les bonnes relations que vous entreteniez depuis des années avec le fournisseur précédent.  Il est toujours sage de s'en tenir à ceux que vous avez utilisés et dont vous connaissez la qualité du service et les prix concurrentiels.

5) Ne pas contrôler les finances

La gestion financière est la pierre angulaire de n’importe quelle entreprise. Lorsqu'un gestionnaire néglige cet aspect, il perd le contrôle et souvent la confiance du Conseil d’administration.  C’est extrêmement important d’avoir des livres bien tenus afin qu’ils reflètent la réalité.  Cependant, il faut aussi aller plus loin en tant que gestionnaire.  Ce n’est pas juste une question de tenue des livres, il s’agit de gestion financière complète.  Il est donc très important d’avoir une approche proactive et rigoureuse dans tout ce qui touche aux finances.  Cela signifie qu’il faut non seulement être bien organisé et faire les vérifications appropriées régulièrement, mais surtout tenir le Conseil d’administration informé de la situation financière du Syndicat.  Un bon gestionnaire doit s’assurer d’obtenir les meilleurs prix des fournisseurs et négocier les différents contrats pour les nombreux services requis par le Syndicat.  Il doit veiller à obtenir les meilleurs services au prix les plus bas tout en exigeant la qualité du travail et la qualité du service.  

Les affaires bancaires sont au cœur de la gestion financière.  Il faut obtenir le meilleur rendement pour les placements du Syndicat, surtout ceux du Fonds de Prévoyance où s’accumulent des sommes importantes au cours des années.  Il faut planifier les contributions au Fonds de Prévoyance et au Fonds d’Assurances en ayant en tête la gestion de la liquidité (‘’Cash flow’’).  En effet, la gestion de la liquidité est un point névralgique pour les Syndicats.  En effet, la nouvelle loi (Québec) oblige les Syndicats à toujours avoir un montant de liquidités suffisant pour les situations d’urgence.  Il faut donc gérer nos placements et maintenir la liquidité à un niveau convenable.  

6) Ne pas consulter les experts

Il existe de nombreux cas où le Syndicat aura besoin des services d'experts dans divers domaines. Par exemple, les services d'ingénieurs, d'avocats, de comptables, etc. Les services de ces professionnels sont souvent coûteux. Il peut parfois être tentant de contourner ces exigences et de rechercher des informations sur Internet ou de demander de l'aide à des confrères ou amis.  Tant mieux s’ils ont ces connaissances.  Malheureusement, vos amis, collègues ou références d’Internet n’ont pas nécessairement les connaissances appropriées pour vous aider efficacement.  Il est plus prudent de consulter des experts dans leur domaine respectif en cas de besoin.  Les coûts seront souvent moindres que les coûts engendrés par une solution bancale fournie par des gens n’ayant pas l’expertise recherchée.

‍Il s’agit ici, d’un mince résumé de certaines erreurs à éviter par le gestionnaire, ce n'est certainement pas une liste exhaustive. Nous pourrons partager avec vous notre expérience à ce sujet lors d'une démo gratuite de Condo Manager.


Partager sur les média sociaux:

Plus dans ce blogue

4 conseils pour gagner du temps dans votre processus de comptes à payer

Les comptes à payer peuvent devenir un avantage compétitif pour les compagnies de gestion. Un bon système de comptes à payer est une façon de maintenir de fortes relations avec les conseils d'administration et particulièrement avec les fournisseurs.

Lire

Traits communs des meilleurs gestionnaires de copropriétés

Comment est-ce qu'un gestionnaire se démarque comme meilleur gestionnaire? Qu'est-ce que ces individus ont en commun? Dans cet article, nous explorons certains traits communs inhérents aux meilleurs gestionnaires de copropriétés.

Lire

La location d'espaces de stationnement dans les syndicats de copropriétés

Les espaces de stationnement devenant des produits de plus en plus précieux, le marché de leur location est devenu important. Si vous êtes propriétaire d'un condo ou êtes à la recherche d'un espace de stationnement, que devez-vous savoir en termes de location d'espace de stationnement en copropriété ?

Lire

Y a-t-il suffisamment de gestionnaires de copropriétés?

Dans cet article, nous explorons les raisons pour lesquelles il y a eu une pénurie de gestionnaires de condos et son impact sur l'industrie dans son ensemble.

Lire

Que devriez-vous faire si quelqu'un dans votre condo est atteint du virus Covid-19?

Que devriez-vous faire si vous savez que quelqu'un dans votre immeuble en copropriété a contracté Covid-19? Nous explorons un plan d'action que vous voudrez peut-être adopter dans un tel scénario.

Lire

L'impact du Projet de loi 16 du gouvernement du Québec sur les condos

La nouvelle loi au Québec a un impact important pour les propriétaires de condos de la province. Nous en discutons dans cet article.

Lire

Que signifie un boom de condo pour les gestionnaires?

Comment une croissance des prix des condos affecte-t-elle les compagnies de gestion des copropriétés? Dans cet article, nous explorons l'impact du marché actuel des condos sur les activités de gestion.

Lire

Que faire des gymnases de condo à la face de Covid-19

De plus en plus de condos ont également commencé à prendre des mesures pour rouvrir leurs gymnases. Mais comment les gymnases dans les condos prennent-ils les précautions nécessaires pour s'assurer qu'il s'agit d'un environnement sécuritaire pour leurs résidents? Nous explorons plusieurs façons pour les gestionnaires et les syndicats de le faire.

Lire

Nous vous présentons un partenaire de Condo Manager: Snaile

Compte tenu des exigences de distanciation sociale et de la forte augmentation des achats en ligne, il y a eu une augmentation croissante des colis dans les salles de stockage de la plupart des Syndicats. Snaile résout de nombreux problèmes avec une technologie qui offre des avantages immédiats.

Lire

Nous vous présentons un partenaire de Condo Manager: Walter

Cette semaine, nous aimerions vous parler de la technologie d'immeuble intelligent de Walter et comment elle peut aider votre gestion et votre expérience de vie dans les copropriétés.

Lire

Comment gérer les condos bruyants pendant le travail à domicile et le confinement

Dans cet article, nous explorons comment gérer la forte augmentation des nuisances sonores dans votre communauté, que vous soyez un résident, un membre du conseil d'administration ou un gestionnaire.

Lire

Une liste de contrôle pour démarrer une entreprise de gestion de copropriété

Dans le cas du démarrage d'une entreprise de gestion de copropriété en particulier, il y a des considérations supplémentaires que l'entrepreneur doit prendre en compte pour assurer le démarrage de l'entreprise aussi bien que possible. Nous explorons certains éléments qui doivent être inclus dans toute liste de contrôle lors du démarrage d'une entreprise de gestion de copropriété.

Lire

Vivre en isolement dans un condo pendant la pandémie

Rester dans une petite unité de condo en confinement a entraîné un ajustement du mode de vie pour beaucoup. En voici quelques-uns.

Lire

Déconfinement en période estivale

Le défi d'assouplir en toute sécurité les restrictions et d'assurer des mesures proactives est un défi partagé par les gestionnaires et les conseils d'administration des copropriétés. Plus particulièrement, les espaces communs et les équipements seront au centre des préoccupations alors que le monde tente de revenir à la normale.

Lire

Les risques d'un ralentissement économique pour les condos

Dans cet article, nous examinons certains des aspects des copropriétés qui ont été directement touchés par la crise économique provoquée par la pandémie.

Lire

Tenir une assemblée générale virtuelle pour les Syndicats de copropriétés

Étant donné les développements et l'incertitude entourant le coronavirus, nous avons estimé que le moment est opportun pour vous aider à assurer le bon déroulement des réunions virtuelles. Voici une liste de points à vérifier avant la réunion virtuelle des copropriétaires.

Lire

5 façons dont le Covid-19 a affecté la gestion des copropriétés

Dans cet article, nous explorons 5 aspects de la gestion qui ont été considérablement modifiés par ce risque pour la santé, à partir de la gestion des livraisons, des contraintes pour le propriétaire et les visiteurs, des réunions, de la communication et de la maintenance.

Lire

Comment les paiements aux fournisseurs des copropriétés peuvent s'adapter aux nouvelles normes sociales.

Dans cet article, nous examinons comment un aspect plus spécifique de la gestion d'une copropriété peut être bonifiée. Avec la distanciation sociale devenant la norme et les contacts en personne considérablement réduits à l'avenir, nous mettons l’accent sur une fonction de Condo Manager qui améliore les paiements aux fournisseurs au bénéfice des Syndicats, des fournisseurs et des autres intervenants.

Lire

6 conseils sur la distanciation sociale dans les copropriétés

Cette semaine, nous explorons les façons dont la distanciation sociale peut être pratiquée dans des quartiers particulièrement difficiles tels que les condos et les immeubles à appartements.

Lire

Comment faire face à la menace du coronavirus dans les copropriétés

La question la plus courante dans les copropriétés est quels devoirs et obligations les sociétés, les membres du conseil d'administration, les gestionnaires et les résidents ont-ils en ce qui concerne la prévention de la propagation du virus? Nous explorons cette situation unique.

Lire

Une guide sur le vote par procuration dans les copropriétés

Dans cet article, nous explorons les principes fondamentaux des votes par procuration dans les copropriétés.

Lire

Que faire lorsqu'un résident enfreint les règlements du syndicat?

Dans cet article, nous explorons les étapes à suivre pour communiquer et résoudre les violations des règles par un résident.

Lire

4 choses à considérer lors de la gestion des espaces communs des copropriétés

Dans cet article, nous explorons les 4 choses à considérer pour gérer de façon optimale les espaces communs et les installations partagées dans une copropriété.

Lire

3 signes qu'il est temps de changer votre logiciel de gestion de copropriété

Les trois points suivants sont des signes révélateurs qu’il est temp d’envisager sérieusement d'autres options logicielles ou mieux encore, de changer ou de mettre à niveau les outils logiciels dès que possible.

Lire

Demandes de service les plus courantes dans les copropriétés

Il est important à reconnaître les demandes de service les plus courantes. Nous vous présentons quatre de ces demandes.

Lire

Frais de copropriété démystifiés

Dans cet article, nous cherchons à démystifier certains concepts entourant les frais de condo.

Lire

Les principes de bases de la tenue de livres et de la comptabilité des copropriétés

Que vous soyez un syndicat autogéré ou que vous ayez embauché une compagnie de gestion, c'est toujours une bonne idée de comprendre les principes de bases afin d'assurer le bien-être de votre copropriété. Dans cet article, nous couvrons quelques-unes des principes de bases de la comptabilité des copropriétés.

Lire

Quatre étapes pour régler les conflits entre les résidents des copropriétés

Dans cet article, nous énumérons les sources de conflits les plus courantes entre voisins et quatre étapes sur la façon de les gérer pour les gestionnaires et les membres du conseil d'administration.

Lire

Six éléments à surveiller avant d'engager une compagnie de gestion pour votre syndicat

Si vous êtes membre du conseil d'un syndicat, il est probable que vous évaluez les performances de votre gestionnaire actuel, ou si vous n'en utilisez pas actuellement, que vous pourriez envisager d'en engager un. Quoi qu'il en soit, vous devez évaluer les avantages de travailler avec une compagnie de gestion.

Lire

4 éléments à surveiller pendant les mois d'hiver à votre condo

Gérer le froid et la neige est une tâche ardue pour tous les syndicats parce que les conditions sont radicalement différentes de celles des autres saisons. S'assurer que les conditions de vie demeurent satisfaisantes pour l'ensemble des copropriétaires au cours de ces mois incombe principalement aux membres du conseil d'administration et aux gestionnaires. Voici quatre éléments à surveiller afin de d’assurer la satisfaction de vos résidents durant l'hiver.

Lire

5 éléments dont les Syndicats autogérés devraient être conscients

Quelle que soit la raison, les membres du conseil doivent être conscients de bien des choses lorsqu'ils s'attaquent à la lourde tâche de gérer des condos sans l'aide d'un gestionnaire professionnel.

Lire

Comment la légalisation du cannabis affecte-t-elle la gestion des copropriétés?

Comment la légalisation du cannabis affecte-t-elle la gestion des copropriétés et à quoi devriez-vous être conscient? Lorsque vous examinez les questions suivantes, il convient de noter qu’il est 100% légal pour un syndicat d’interdire la consommation de marijuana. Mais avant de recourir à de telles mesures, l'important c'est de trouver le bon équilibre entre la nouvelle législation et le respect de la copropriété et des préférences des propriétaires et des résidents.

Lire

Comment être un bon administrateur

Les membres du conseil sont eux-mêmes des copropriétaires qui sont élus par l’ensemble des copropriétaires afin de superviser les affaires du Syndicat. Dans la plupart des cas, ils confient la gestion quotidienne à une compagnie de gestion qu’ils doivent superviser afin d’assurer un bon fonctionnement. Ce que nous avons vu, c’est que les copropriétés les mieux gérées sont celles où les membres du conseil effectuent un suivi efficace et régulier.Alors, que faut-il vraiment pour être un bon membre du conseil?

Lire

Sept qualités d’un gestionnaire exceptionnel de copropriétés

Chez Condo Manager, nous avons eu l'occasion de travailler avec des milliers de gestionnaires pendant plus de 25 ans. Durant cette période, nous avons été en mesure de constater quelles sont les qualités qui forgent les gestionnaires exceptionnels. Permettez-nous de vous en faire découvrir quelques-unes.

Lire

Comment et pourquoi les gestionnaires de copropriétés doivent adopter la technologie

Une foule de nouvelles technologies ont eu un impact sur la gestion de copropriétés. Il n’a a qu’à penser à l’accès mobile, les technologies vertes, la réalité virtuelle et augmentée et l'intelligence d'entreprise. Dans cet article, nous abordons l'informatique en nuage en tant que première étape de la mise en place fondamentale d'efficacité et d’économie d'échelle.

Lire

3 facteurs à considérer durant la croissance de votre entreprise de gestion de copropriétés

En tant que gestionnaire de copropriétés et entrepreneur, vous rêvez de la croissance de votre entreprise. Pour atteindre vos objectifs, votre équipe et vous travaillez extrêmement fort. Vous fournissez des services de gestion exceptionnels à vos Syndicats et à vos résidents. Dans d’autres cas, vous avez fait un travail magnifique en «vendant» vos services aux Conseils d’administration, ce qui a déjà généré une bonne croissance.

Lire

Nous vous présentons notre nouveau blogue Condo Manager pour les gestionnaires de copropriétés

Nous introduisons notre nouveau blogue Condo Manager pour les gestionnaires de copropriétés

Lire

Abonnez-vous à notre blogue

Restez à jour avec les derniers conseils et actualités en matière de gestion de copropriétés
Nous ne partagerons jamais votre courriel.